後見の現場でうかがった、二つの困りごとから始まりました。むずかしい操作はありません。スマホで撮る、画面で確かめる。それだけです。
売り込みはしません。「うちの場合どうかな」の段階で大丈夫です。
後見の実務でうかがうお困りごとは、事務所が変わっても、よく似ています。
ご本人ごとの分厚いファイルを、訪問のたびに持ち運んでいる
手帳や保険証の期限がバラバラで、切れていることに気づけない不安がある
通帳の入金を、一件ずつ手で書き写している
家庭裁判所への報告のたび、資料集めから始まってまとまった時間を取られる
「あの件はどうなっていたか」がベテランの頭の中にしかない
マイナンバーや口座の情報を、どう保管するのが正しいのか分からない
後見の仕事は、期限のある書類が人によってバラバラで、家庭裁判所への報告があって、ご本人が亡くなってもまだ終わりません。ふつうの管理ソフトが、そもそも想定していない形をしています。だから私たちは、出来合いのソフトを持ち込むのをやめました。
後見業務の流れに沿って、必要な機能をそろえました。ぜんぶまとめてでも、必要なところだけでも大丈夫です。
ご本人の登録、相関図づくり
カルテ、対応記録、入金の記録
書類の期限を追って、お知らせ
記録を報告のかたちで取り出す
28項目の期日を自動で組み立て
撮る
保険証や手帳を、スマホのカメラで1枚。専用のアプリは要りません。
読み取る
書類の種類、番号、有効期限をAIが読み取ります。数秒で終わります。
確かめる
写真と読み取り結果を見比べて、人が確かめます。ここは必ず人の手で。
あとはおまかせ
期限はシステムが覚えて、近づいたらお知らせします。
ぜんぶまとめてでも、気になる機能ひとつだけでも導入できます。小さく試して、良さそうなら広げていく形をおすすめしています。
通帳を撮影すると、日付・金額・入金者名を読み取って記録します。一件ずつ書き写す作業がなくなります。
下の画面はすべて架空のデータです。実際は、御所の書類の種類や呼び方に合わせて作り込みます。
読み取りの自信の度合いをバーで表しています。短いところだけ目で確かめれば大丈夫です。
※ お名前・番号・施設名はすべて架空のものです。
今の人数のまま、
受けられる方を増やせそうだ
情報がひとつの場所で
つながって見えるので、
探す時間がなくなった
※ 効果の出かたは、受任件数や今のやり方によって変わります。ご相談のときに、御所での見込みをお伝えします。
扱うのは、ご本人の暮らしと財産に直結する情報です。便利さより先に、ここを決めました。
番号や口座のパスワードなど、いちばん大事な情報は専用の金庫のようなところに分けて保管します。業務システムが持つのは「どこにあるか」の目印だけです。
御所のGoogle Workspaceの中で動きます。よその会社のサーバーに情報が渡るしくみではありません。
閲覧や変更の記録が残ります。取扱いの記録を求められたときに、そのままお見せできます。
ふだんのアカウントとつながっているので、退職や異動でアカウントを止めれば、システムも同時に使えなくなります。
かかるのは、この4つだけです。あとから追加の請求はありません。
「まずは相関図だけ」「期限の管理だけでいい」——そんな形でも大丈夫です。ぜんぶ入れる必要はありません。小さく試して、良さそうなら広げていく進め方をおすすめしています。
※ 税別。毎月のサポートをつけない場合は、4,800円だけになります。
※ このほか、ドメインの管理料（年額・実費）と、AIの読み取りに使った分だけの利用料（月あたり数百円〜程度）がかかります。ご相談のときに、想定される件数から目安をお出しします。
「うちの場合どうかな」で大丈夫です。文章でも、写真でも構いません。その日のうちにお返しします。
今どんなやり方をされていて、どこがいちばんつらいのかをうかがいます。ここまで費用はかかりません。
「うちの書類はこう呼ぶ」「この項目はいらない」といったご意見を、ここでいただきます。
書類の種類、呼び方、報告の時期。事務所ごとの事情に合わせて調整します。おおむね1〜2か月です。
使い始めてから出てくる「ここが使いにくい」を直していきます。導入した日がゴールではありません。
もともとはAIの講師として、企業や地域の研修に立ってきました。並行して、AIを使った業務システムの開発と、業務効率化の伴走支援を続けています。「AIのかかりつけ医」と名乗っているのは、売って終わりではなく、使い続けるところまで一緒に見ていきたいからです。
8aiworks.jp私が成年後見の世界に入ったのは、一本のLINEからでした。
ホームページを見た後見事務所の方からご連絡をいただき、そこからはずっとLINEでのやりとりです。困りごとが出たその日に相談が届き、その日のうちに返す。対面でお会いしたのは三度ほどですが、仕事はほとんどこのテンポで進みました。この「気になったときにすぐ聞ける」関係こそが、実はいちばん効いていたのだと、今は思っています。
事務所にお邪魔して、目に焼きついた光景があります。一人ひとりの分厚いファイル。それを抱えて持ち運ぶ姿。そして、「いちばん怖いのは、資格や書類の期限が切れていることに気づかないことだ」という言葉。
障害者手帳、保険証、介護保険の被保険者証。ご本人の暮らしを支える大事な書類に、それぞれ違う期限がある。それを百人分。気づかないまま期限が過ぎれば、困るのは事務所ではなく、ご本人です。その重さを、紙のファイルと、人の記憶が支えていました。
現場の方に横で見てもらいながら、実際の書類と、実際の手順に合わせて、ひとつずつ作りました。書類はスマホで撮れば、AIが読み取って期限まで拾う。ただし、最後に確かめて登録するのは必ず人にしました。責任を負うのは、機械ではなく人だからです。
「今の人数のまま、受けられる方を増やせそうだ」
いただいたこの言葉が、私たちの答え合わせになりました。
成年後見は、身寄りのない方が地域で暮らし続けるための、最後の支えです。その担い手は足りていません。担い手を増やすことは簡単ではない。けれど、一人の担い手が支えられる人数を増やすことも、この課題への確かな答えになるはずです。
書類を探す時間、書き写す時間、期限を思い出す時間。それを削った分だけ、ご本人に会いに行く時間が増えます。
これまでいろいろな業界の仕事を見てきました。並行して、地元・八木山では祭りの運営や少年野球のお手伝いなど、地域の皆さんといろいろなことをやってきました。そこで身についたのは、技術ではなく、「この人は今、何に困っているのか」を汲み取ることだと思っています。
だから私は「AIのかかりつけ医」と名乗っています。強い薬を一度出して終わりにするのではなく、事務所の様子を見ながら、必要なときに必要なだけ手を入れる。導入した日がゴールではなく、そこがスタートです。
ちょっとした気がかりを、ひとつずつ一緒に片づけていく。そのお手伝いができればと思っています。
説明が要らない画面を目指して作っています。それでも最初は迷われるので、導入のときに一緒に触りながらご説明し、写真付きのマニュアルをお渡しします。使い始めてからのご質問は、LINEで画面の写真を送っていただければお答えします。
いいえ。今のやり方は活かす前提で考えます。困っているところだけを部分的に入れることもできます。全部を一度に変えると現場が止まってしまうので、むしろおすすめしていません。
AIが読み取った内容は、必ず人が確かめて登録するしくみです。読み取りの自信の度合いも画面に出るので、あやしいところだけ目で見れば済みます。AIに任せきりにはしません。
マイナンバーや口座のパスワードは、業務システムの中には置かないつくりにしています。専用の保管場所に分けて、システムは目印だけを持ちます。見た記録も残ります。詳しくはご相談のときにご説明します。
できます。「相関図だけ」「期限の管理だけ」といった部分導入は、10万円〜（ご相談）で承っています。必要な機能と作り込みの範囲で金額が変わりますので、まずはご相談ください。なお、この場合もGoogle Workspaceのご契約と設定は必要になります。設定作業はこちらでお手伝いしますので、ご心配は要りません。
受任件数と、今どれくらいの時間を書類探しや期限管理にかけているかによります。ご相談のときに、御所での見込みを数字でお出しします。合わないと思ったら、正直にそうお伝えします。機能をひとつだけ入れる形（10万円〜）から始めることもできます。
できます。打ち合わせも、導入後のやりとりも、オンラインとLINEで完結しています。まずは東北から、いずれは全国の事務所にお使いいただきたいと考えています。
お困りごとの範囲によりますが、最初のご相談から使い始めるまで、おおむね1〜2か月をみていただいています。
「うちの場合どうかな」の段階で大丈夫です。売り込みはしません。合わないと思ったら、正直にそうお伝えします。
スマホのカメラで読み取れます
後見事務所様のほか、司法書士・行政書士・社会福祉士の先生方、
社会福祉協議会の皆様からのご相談も承っています。